Интернет - приёмная

Административные регламенты и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг

«Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения"
от 02.08.2012

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ВАСИЛЬЕВСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

2 августа 2012 года № 116 -п

Об утверждении административного регламента по исполнению муниципальной функции «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения"

В целях осуществления административной реформы на территории муниципального образования Васильевский сельсовет, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом муниципального образования Васильевский сельсовет:

1. Утвердить административный регламент по исполнению муниципальной функции «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения" (прилагается)

2. Обнародовать настоящее постановление и разместить на официальном сайте муниципального образования Октябрьский район.

3. Постановление вступает в силу со дня обнародования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава муниципального образования Н.П.Провоторова

Разослано: администрации, прокурору.

УТВЕРЖДЕН

Постановлением администрации

Муниципального образования

Васильевский сельсовет

№116-п от «02» 08.2012 г.

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения муниципальной функции «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения"

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции – «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения администрации муниципального образования Васильевский сельсовет» (далее - муниципальная функция).

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19

- Устав муниципального образования Васильевский сельсовет.

1.3 Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию

Муниципальная функция исполняется непосредственно администрацией муниципального образования Васильевский сельсовет (далее – администрация поселения) в лице специалиста администрации муниципального образования Васильевский сельсовет (далее – специалист).

1.4. Описание заявителей.

Получателями муниципальной функции является администрация поселения.

1.5.Описание конечного результата исполнения муниципальной функции

Конечными результатами исполнения муниципальной функции являются: сохранность, учет, систематизация документов, формирование, оформление дел и их хранение на делопроизводственной стадии до передачи в архив администрации муниципального образования Васильевский сельсовет в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Департамента культуры и архивного дела Оренбургской области.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1.Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции

Место нахождения администрации муниципального образования Васильевский сельсовет : 462044, Оренбургская область Октябрьский район с.Васильевка, улица Южная 1.

тел. (факс): 8-(35330) 44 – 1 – 46

Адрес электронной почты администрации: ya.vasiliewcka@yandex.ru

Вся необходимая информация об исполнении муниципальной функции размещается в сети Интернет на официальном сайте администрации муниципального образования Октябрьский район: oktjabrskoe-orb.ucoz.ru.

График работы: Ежедневно с 9-00 до 17-00.

Перерыв на обед: с 13-00 до 14-00.

Выходные дни: суббота и воскресенье.

Консультации по вопросам исполнения муниципальной функции осуществляется специалистом администрации. Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость и лаконичность в изложении материала;

-полнота консультирования.

График приема заявителей специалистом:

Ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 09.00 до 17.00

Информирование о процедуре исполнения муниципальной функции может осуществляться в устной (на личном приеме и по телефону) и в письменной формах.

По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

1) о месте нахождения специалиста;

2) о графике работы специалиста;

3) о документах, находящихся в архиве муниципального образования Васильевский сельсовет.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Продолжительность телефонного разговора составляет не более 5 минут.

В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если специалист не может ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Иная информация об исполнении муниципальной функции предоставляется при личном и письменном обращениях.

2.2.Ответ на письменное обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 календарных дней с момента поступления таких обращений, либо выдается на руки заявителю с соблюдением вышеуказанного срока.

На информационном стенде администрации муниципального образования Васильевский сельсовет я размещается следующая информация об исполнении муниципальной функции:

1) наименование и процедура исполнения муниципальной функции;

2)место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы специалиста;

3) правовые акты, касающиеся исполнения муниципальной функции.

2.3.Срок исполнения муниципальной функции

Продолжительность исполнения муниципальной функции, завершающейся передачей документов на хранение в архив администрации муниципального образования Васильевский сельсовет, определяется сроками, определенными нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела.

Условия и сроки выполнения отдельных административных процедур представлены в соответствующих разделах административных процедур настоящего административного регламента.

2.4. Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении муниципальной функции.

Исполнение муниципальной функции приостанавливается в случае изменения действующего законодательства, регламентирующего исполнение муниципальной функции.

2.5. Требования к местам исполнения муниципальной функции

Прием заявителей осуществляется специалистом в течение рабочего дня в кабинете администрации муниципального образования Васильевский сельсовет.

Место исполнения муниципальной функции оборудуется:

- средствами электронной техники;

- стульями и столами;

- канцелярскими принадлежностями.

Рабочее место работника, ответственного за ведение делопроизводства оборудуется необходимой функциональной мебелью и телефонной связью.

В помещении для исполнения муниципальной функции предусматривается оборудование общественного пользования, ожидание предполагается в коридоре администрации муниципального образования Васильевский сельсовет, оборудованном местами для ожидания.

Помещение для исполнения муниципальной функции должно быть оснащено системой противопожарной сигнализации.

На информационном стенде, расположенном в непосредственной близости от помещения, где исполняется муниципальная функции, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов,

содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;

- текст административного регламента (извлечения – на информационном стенде);

- место и режим приема заявителей;

- таблица сроков исполнения муниципальной функции в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур;

- основания для отказа в исполнении муниципальной функции;

- порядок получения консультаций;

- наименования, адреса и телефоны вышестоящих руководителей, контролирующих деятельность специалиста;

- порядок обжалования решений, действий или бездействий должностных лиц, исполняющих муниципальную функцию.

2.6.Требования к исполнению муниципальной функции .

Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.

III. Административные процедуры

Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- организация оперативного хранения документов.

Описание последовательности прохождения процедуры исполнения муниципальной функции, представлено в виде блок-схемы к настоящему административному регламенту (приложения № 2, 3, 4, - блок схемы № 1, 2, 3).

3.1.Составление номенклатуры дел

Административная процедура составления номенклатуры дел включает в себя следующие административные действия:

- изучение документов администрации поселения;

- систематизация перечня заголовков дел администрации муниципального образования Васильевский сельсовет;

- составление номенклатуры дел;

- утверждение номенклатуры дел;

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации муниципального образования Васильевский сельсовет:

- изучают положение о подразделении, штатное расписание (структуру), план, отчеты о работе, номенклатуры дел за предыдущие годы, состав дел, образующихся в деятельности, их виды, состав и содержание;

- после изучения документов систематизируют перечень заголовков

(наименований) дел, заводимых в администрации муниципального образования Васильевский сельсовет, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке;

- на основании систематизированного перечня заголовков составляют

номенклатуру дел администрации муниципального образования Васильевский сельсовет на следующий календарный год, подписывают главой администрации муниципального образования Васильевский;

Ответственность за составление номенклатуры дел в администрации поселения возлагается на специалиста по полномочиям.

Специалист –на основе номенклатуры дел администрации поселения:

- составляет сводную номенклатуру дел, подписывает, согласовывает с экспертной комиссией администрации муниципального района (далее – ЭК), утверждает главой администрации муниципального образования Васильевский сельсовет;

- после утверждения главой администрации муниципального образования Васильевский сельсовет рассылает выписки из номенклатуры дел подразделениям администрации поселения из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в

соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.2.Формирование и оформление дел

Административная процедура формирования и оформления дел включает в себя следующие административные действия:

- группировка документов в дела и систематизация документов внутри дела;

- оформление дел.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации поселения, законченные делопроизводством документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением следующих правил:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением

переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков

хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,

черновики;

- подшивать в деле не более 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставлять на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2;

- муниципальные правовые акты администрации муниципального образования Васильевский сельсовет формировать в дела отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу формировать в отдельные дела с учетом сроков их хранения:

- распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении,

награждении (срок хранения – 75 лет);

- формировать отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения – 5 лет).

Протоколы в деле располагать в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизировать по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группировать отдельно от их проектов.

Переписку группировать за календарный год и систематизировать в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группировать в дела текущего года.

Указанная административная процедура осуществляется в сроки в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по вопросам архивного делопроизводства.

3.3. Оформление дел

Административная процедура оформления дел включает в себя следующие административные действия:

- оформление реквизитов обложки дела;

- нумерация листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- подшивка и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение

названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме:

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование подразделения администрации поселения записывается в

соответствии с утвержденной структурой;

- делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с

номенклатурой дел организации;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера актов, протоколов и др.);

- дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.

Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами (число и год),

название месяца пишется полностью словом. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.

Надписи на обложке дела выполняются четко, светоустойчивыми чернилами.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.

В целях обеспечения порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела и оформляется в деле на отдельном листе. В листе-заверителе дела указываются количество листов в данном деле (цифрами и прописью), должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.

При изменении наименования подразделения администрации поселения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение администрации поселения на обложке дела указываются новое наименование этого подразделения администрации поселения, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование подразделения администрации поселения заключается в скобки.

Ответственность за формирование дел в администрации поселения несут специалисты, ответственные за делопроизводство.

3.4. Организация оперативного хранения документов

Указанная административная процедура осуществляется с момента заведения и до передачи дел в архив администрации поселения.

С момента заведения и до передачи в архив администрации поселения дела хранятся по месту их формирования в подразделениях администрации поселения в течение календарного года.

Ответственность за сохранность документов и дел несут специалисты администрации поселения.

4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

4.1.Текущей контроль за соблюдением последовательности действий,

определенных настоящим административным регламентом исполнения

муниципальной функции, осуществляет специалист администрации поселения.

4.2.Ответственность муниципальных служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе исполнения муниципальной функции.

Работники администрации поселения, непосредственно участвующие в процедуре исполнения муниципальной функции, несут персональную ответственность за соблюдение сроков, порядка приема, обработки, анализа и передачи документов (информации). Персональная ответственность работников по исполнению настоящего административного регламента закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

За совершение дисциплинарного проступка - неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим или работником, осуществляющим техническое обеспечение деятельности администрации поселения, по его вине возложенных на него служебных обязанностей, в том числе обязанностей, возложенных на работника настоящим административным регламентом, применяются в соответствии с положениями Федерального Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», а также Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ меры дисциплинарного взыскания.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения прим исполнении муниципальной функции

Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной функции определяется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Должностные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) или решение, принятое в ходе исполнения муниципальной функции устно или письменно (в форме служебной записки) к специалисту администрации поселения, курирующему исполнение муниципальной функции, для принятия дальнейшего решения.

При обращении в устной форме к специалисту ответ на обращение, с согласия обратившегося лица, может быть дан устно в ходе личной беседы. При письменном обращении ведется служебное расследование по данному факту.

В служебной записке указываются:

- наименование администрации поселения, в который направляется

служебная записка, или фамилия, имя, отчество должностного лица;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- предмет служебного расследования;

- личная подпись заявителя и дата.

Служебная записка должна быть написана разборчивым почерком, не

содержать нецензурных выражений.

Служебная записка, содержащая обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Обращение должно быть рассмотрено в течение 15 дней с момента его регистрации.

Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным,

принимается решение о применении меры ответственности к лицу, допустившему нарушения в ходе работы документами, требований законодательства Российской Федерации, Оренбургской области, муниципальных правовых актов и повлекшие за собой обращение.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

Приложение № 1

к Административному регламенту

СПИСОК

подразделений администрации муниципального образования Васильевский сельсовет, которые являются получателями исполнения муниципальной функции

Наименование специалиста администрации	Функции	Кабинет	Телефон


специалист 1 категории	Делопроизводство, кадры, работа с обращениями граждан	Кабинет специалистов	8(35330) 44-1-46
специалист 1 категории- бухгалтер	Имущественные и земельные отношения, бухгалтерия	Кабинет специалистов	8(35330) 44-1-46

Приложение № 2

к административному регламенту

Блок-схема № 1

административной процедуры «Составление, согласование номенклатуры дел»

- Изучение документов, номенклатур прошлых лет

- Систематизация перечня заголовков (наименований) дел

- Составление номенклатуры дел

- Подписание специалистом подразделения

- Передача специалисту, ответственного за ведение делопроизводства

Структурные подразделения администрации поселения - до 01 ноября – ежегодно.

Составление сводной номенклатуры дел, согласование ЭК администрации района , утверждение главой администрации поселения.

Специалист, ответственный за делопроизводство – декабрь - 1 раз в 5 лет

Обновление номенклатуры дел, утверждение главой администрации поселения специалист, ответственный за делопроизводство - декабрь - ежегодно

Доведение до структурных подразделений выписок из утвержденной номенклатуры дел для использования в работе.

Приложение №3

к административному регламенту

Блок-схема № 2

административной процедуры «Формирование и оформление дел»

Оформление дел

Реквизиты обложки дела

Начало процедуры

Группировка документов в дела согласно номенклатуре дел

Структурные подразделения

Исполненные документы

Нумерация листов в деле

Конец процедуры

Составление внутренней описи

(при необходимости)

Подшивка и переплет дела

Составление листа-заверителя дела за один календарный год

Раздельно постоянного и временного сроков хранения, без лишних экземпляров, черновиков, в хронологическом порядке. Проекты отдельно от оригиналов.

В переписке:

документ – ответ.

за документом - запросом

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

Приложение№ 4

к административному регламенту

Блок-схема № 3

административной процедуры

«Организация оперативного хранения документов»

Начало процедуры

Расположение дел в шкафах, согласно номенклатуре дел

Исполнители

Проверка наличия и состояния дел

(при необходимости)

Исполнители

Обеспечение хранения дел

Исполнители

Передача документов в архив Администрации района

Исполнители –

по и стечении срока хранения

Конец процедуры

↓ скачать ↓ «Согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу, актов на списание документов с истекшим сроком хранения"

← Все административные регламенты и стандарты предоставления госудрственных и муниципальных услуг ←